La presente informativa descrive come le app SSENSE e SSENSE Census (di seguito, singolarmente o insieme, «App») raccolgono, utilizzano e proteggono i dati personali, ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 («GDPR») e del D.Lgs. 196/2003 e s.m.i.
SSENSE è una piattaforma professionale per la gestione di servizi di Facility Management e manutenzione. L'app SSENSE serve agli operatori per eseguire e documentare gli ordini di lavoro; l'app SSENSE Census serve al rilievo e alla presa in consegna degli impianti in campo, anche in assenza di rete. Le App sono riservate al personale tecnico e operativo di aziende e organizzazioni clienti che hanno sottoscritto un contratto per l'uso di SSENSE (di seguito «Organizzazione cliente»). L'accesso avviene esclusivamente con credenziali fornite dall'Organizzazione cliente: non è possibile registrarsi autonomamente.
| Soggetto | Ruolo |
|---|---|
| Organizzazione cliente (il datore di lavoro o committente dell'utente) | Titolare del trattamento dei dati raccolti attraverso l'App nell'ambito della propria attività. Decide finalità e modalità d'uso della piattaforma. |
| Spark – fornitore della piattaforma SSENSE Spark S.r.l. – Via Giuseppe Rosaccio 33, 00156 Roma – P.IVA 16367441009 info@spark4innovation.com | Responsabile del trattamento (art. 28 GDPR) per conto dell'Organizzazione cliente. Fornisce e gestisce il servizio. |
| Arpsoft – co-sviluppatore della piattaforma e gestore dell'infrastruttura cloud Arpsoft S.r.l. – Via Giuseppe Rosaccio 33, 00156 Roma – P.IVA 10951151009 info@arpsoft.it | Sub-responsabile del trattamento: sviluppo, manutenzione e gestione tecnica dell'infrastruttura su cui il servizio è erogato. |
Per le informazioni sul trattamento dei dati come dipendente o collaboratore, l'utente può rivolgersi anche all'Organizzazione cliente, che gli fornisce la propria informativa.
| Categoria | Dati | Perché |
|---|---|---|
| Dati dell'account | Nome, cognome, indirizzo e-mail, username, ruolo e permessi assegnati dall'Organizzazione cliente | Autenticazione, profilazione per ruolo, attribuzione delle attività |
| Dati di lavoro | Ordini di lavoro, interventi, checklist, esiti, segnalazioni, note, orari di inizio e fine attività; rilievi degli impianti (esito, caratteristiche, elementi trovati in campo) | Esecuzione e documentazione dei servizi di manutenzione richiesti dall'Organizzazione cliente |
| Foto e documenti | Fotografie scattate con l'App o selezionate dall'utente (es. prima/dopo l'intervento) e file che l'utente sceglie di allegare | Documentazione e prova dell'attività svolta |
| Posizione | Posizione geografica precisa (con accuratezza), rilevata solo mentre l'App è aperta e in uso, mai in background; viene registrata, con data e ora, quando l'utente salva un'attività, una segnalazione o un rilievo | Certificazione del luogo e dell'ora dell'intervento; visualizzazione su mappa e ordinamento dei siti per distanza |
| Identificativi di etichette | Codici QR letti con la fotocamera e tag NFC letti dal dispositivo | Identificazione degli impianti e degli spazi |
| Dati del dispositivo | Identificativo del dispositivo (Android ID) abbinato all'utente, versione dell'App, stato della connessione di rete, dati tecnici necessari alla sincronizzazione e alle notifiche | Abbinamento sicuro dispositivo–operatore, invio di notifiche operative, sincronizzazione |
| Log tecnici | Registri di accesso e di funzionamento del servizio | Sicurezza, diagnosi dei malfunzionamenti, audit |
I permessi possono essere revocati in qualsiasi momento dalle impostazioni del dispositivo; alcune funzioni dell'App potrebbero non essere più disponibili.
I dati sono trattati per l'esecuzione del contratto tra l'Organizzazione cliente e il fornitore di SSENSE e per il legittimo interesse dell'Organizzazione cliente a organizzare, documentare e controllare i servizi erogati (art. 6, par. 1, lett. b) e f) GDPR), nonché per adempiere ad obblighi di legge (art. 6, par. 1, lett. c). Il trattamento dei dati dei lavoratori avviene nel rispetto della normativa applicabile, inclusi l'art. 4 della L. 300/1970 e l'art. 88 GDPR, sotto la responsabilità dell'Organizzazione cliente.
I dati di lavoro e dell'account restano nell'Unione Europea. I soli dati tecnici trattati dai servizi di aggiornamento e di mappe possono essere trasferiti fuori dallo Spazio Economico Europeo, con le garanzie previste dagli artt. 44 e seguenti del GDPR.
I dati sono conservati per la durata del contratto tra l'Organizzazione cliente e il fornitore di SSENSE. Al termine, sono restituiti e/o cancellati secondo le istruzioni dell'Organizzazione cliente, salvo eventuali obblighi di conservazione previsti dalla legge. I log tecnici sono conservati per il tempo necessario alle finalità di sicurezza.
L'utente può esercitare i diritti previsti dagli artt. 15–22 GDPR (accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione) rivolgendosi all'Organizzazione cliente oppure scrivendo a info@spark4innovation.com: inoltreremo la richiesta all'Organizzazione cliente e la supporteremo nella risposta. L'utente ha inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.
Gli account sono creati e gestiti dall'Organizzazione cliente. Per chiedere la cancellazione del proprio account e dei dati associati, l'utente può rivolgersi all'amministratore della propria Organizzazione oppure scrivere a info@spark4innovation.com indicando nome, e-mail dell'account e Organizzazione di appartenenza. La richiesta viene evasa d'intesa con l'Organizzazione cliente; i dati relativi alle attività svolte possono essere conservati se previsto dalla legge o dal contratto, in forma che non consenta più l'accesso all'account.
L'App è uno strumento professionale e non è destinata a minori di 18 anni.
La presente informativa può essere aggiornata. La versione vigente è sempre pubblicata a questo indirizzo, con la data dell'ultimo aggiornamento.
Spark S.r.l. – info@spark4innovation.com
Arpsoft S.r.l. – info@arpsoft.it
This policy describes how the SSENSE and SSENSE Census apps (individually or together, the "App") collect, use and protect personal data, in accordance with Regulation (EU) 2016/679 ("GDPR") and applicable Italian law.
SSENSE is a professional platform for Facility Management and maintenance services. The SSENSE app lets operators perform and document work orders; the SSENSE Census app is used to survey and take over equipment in the field, including offline. The Apps are reserved for technical and operational staff of companies and organisations that have a contract to use SSENSE (the "Customer Organisation"). Access is only possible with credentials provided by the Customer Organisation; self-registration is not available.
| Party | Role |
|---|---|
| Customer Organisation (the user's employer or principal) | Data controller for data collected through the App in the course of its business. |
| Spark – provider of the SSENSE platform Spark S.r.l. – Via Giuseppe Rosaccio 33, 00156 Rome, Italy – VAT 16367441009 info@spark4innovation.com | Data processor (Art. 28 GDPR) on behalf of the Customer Organisation; provides and operates the service. |
| Arpsoft – co-developer of the platform and cloud infrastructure operator Arpsoft S.r.l. – Via Giuseppe Rosaccio 33, 00156 Rome, Italy – VAT 10951151009 info@arpsoft.it | Sub-processor: development, maintenance and technical operation of the infrastructure. |
| Category | Data | Purpose |
|---|---|---|
| Account data | First and last name, e-mail address, username, role and permissions assigned by the Customer Organisation | Authentication, role-based access, attribution of activities |
| Work data | Work orders, interventions, checklists, outcomes, reports, notes, start/end times; equipment surveys (outcome, characteristics, items found in the field) | Performing and documenting the maintenance services requested by the Customer Organisation |
| Photos and documents | Photos taken with the App or selected by the user, and files the user chooses to attach | Evidence of the work performed |
| Location | Precise location (with accuracy), collected only while the App is open and in use, never in the background; recorded with date and time when the user saves an activity, report or survey | Certifying place and time of the intervention; map view and sorting sites by distance |
| Tag identifiers | QR codes read with the camera and NFC tags read by the device | Identifying equipment and spaces |
| Device data | Device identifier (Android ID) paired with the user, App version, network connection status, technical data needed for synchronisation and notifications | Secure device–operator pairing, operational notifications, synchronisation |
| Technical logs | Access and service logs | Security, troubleshooting, audit |
Permissions can be revoked at any time in the device settings; some App features may then be unavailable.
Data are processed to perform the contract between the Customer Organisation and the SSENSE provider and for the legitimate interest of the Customer Organisation in organising, documenting and checking the services provided (Art. 6(1)(b) and (f) GDPR), and to comply with legal obligations (Art. 6(1)(c)). Employee data are processed in accordance with applicable employment law under the responsibility of the Customer Organisation.
Work and account data remain in the European Union. Only the technical data handled by the update and map services may be transferred outside the European Economic Area, with the safeguards provided by Art. 44 et seq. GDPR.
Data are retained for the duration of the contract between the Customer Organisation and the SSENSE provider. At the end of the contract they are returned and/or deleted according to the Customer Organisation's instructions, unless retention is required by law. Technical logs are kept for as long as needed for security purposes.
You may exercise your rights under Articles 15–22 GDPR (access, rectification, erasure, restriction, portability, objection) by contacting your Customer Organisation or writing to info@spark4innovation.com; we will forward the request to the Customer Organisation and support it in responding. You also have the right to lodge a complaint with the Italian Data Protection Authority (Garante per la protezione dei dati personali) or your local supervisory authority.
Accounts are created and managed by the Customer Organisation. To request deletion of your account and associated data, contact your organisation's administrator or write to info@spark4innovation.com stating your name, account e-mail and organisation. Requests are handled in agreement with the Customer Organisation; records of work performed may be retained where required by law or contract, without further access to the account.
The App is a professional tool and is not intended for anyone under 18.
This policy may be updated. The current version is always published at this address with its last-updated date.
Spark S.r.l. – info@spark4innovation.com
Arpsoft S.r.l. – info@arpsoft.it